Omschrijving

Directieassistent

Ben jij op zoek naar een uitdagende rol? Wil jij de directeur en de leden van het MT ondersteunen bij hun werkzaamheden? Lees dan snel verder!

Voor onze opdrachtgever in Amsterdam zijn we op zoek naar een Directieassistent.

Dit is de werkgever

Bij onze opdrachtgever werken zo’n 25 enthousiaste professionals verdeeld over de afdelingen Collecties, Onderzoek & Advies, Marketing & Communicatie en staf. Het motto van het bedrijf luidt: “Sharing the past, debating the present and creating the future,” wat de focus benadrukt op het delen van historische kennis, het voeren van debatten over actuele vraagstukken en het actief bijdragen aan de vormgeving van de toekomst. Met een sterke nadruk op verschillende gebieden zoals collecties, onderzoek, advies en communicatie, streeft onze opdrachtgever ernaar om een waardevolle bijdrage te leveren aan het begrip van het verleden, het bespreken van hedendaagse kwesties en het bevorderen van positieve veranderingen voor de toekomst. Het enthousiaste team is toegewijd aan het bereiken van deze doelen en het dienen van de missie van onze opdrachtgever.

Dit is hoe je werkweek eruit ziet

Als directieassistent is geen dag hetzelfde. Je gaat aan de slag voor diverse managers. Je speelt een cruciale rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken. Verder vervul je de volgende werkzaamheden;

• Plant, coördineert en legt interne en externe afspraken vast, in overleg met de belanghebbende, en attendeert belanghebbenden op de uitvoering hiervan;
• Agendabeheer en correspondentie;
• Beoordeelt ingekomen stukken/ post op belang voor overleg, besluitvorming en verspreiding en handelt waar mogelijk deze poststukken af;
• Bewerkt of schrijft brieven, zelfstandig of volgens summiere aanwijzingen en zorgt voor verzending hiervan en voor de verzending van overige uitgaande post;
• Bewerkt teksten aan de hand van een onvolledig concept, waarin globale verwijzingen naar bij te zoeken gegevens voorkomen;
• Notuleert vergaderingen, legt deze voor ter goedkeuring en distribueert deze na goedkeuring;
• Bewaakt vervolgacties die nodig zijn om een goede opvolging van de gemaakte afspraken te bewerkstelligen. Het gaat hierbij om de Raad van Toezicht, staf- en MT vergaderingen, vergaderingen tussen bestuurder en Ondernemingsraad en vergaderingen van de directeur;
• Zorgt, ten behoeve van de directeur (of leden van het MT), voor het reserveren van vergaderruimtes, de catering en overige bezoeker gerelateerde activiteiten, conform interne afspraken;
• Verricht archiefwerkzaamheden waaronder het opbergen/ opzoeken van (vertrouwelijke) stukken en het toekennen van ingangen of toegangscodes conform de daarvoor geldende (centrale) richtlijnen van het instituut.

Dit ben jij

Als directieassistent ben je accuraat en organisatorisch sterk. Aangezien je omgaat met discrete informatie ben je vertrouwelijk en weet je wat je wel en niet moet delen. Je kan jezelf goed uitdrukken, een fijne samenwerkingspartner zijn en flexibel ingesteld zijn. Verder bezit je de volgende kwalificaties:

• Je hebt Mbo+ werk- en denkniveau (bij voorkeur in een secretariële richting);
• Je hebt 3-5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Je hebt kennis van de prioriteiten (in activiteiten en netwerk) van de directeur;
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal;
• Je hebt gebruikerskennis van Microsoft Office software.

Dit krijg je ervoor terug

• Een rol in een organisatie met een mooi doel die maatschappelijke waarde toevoegt;
• Een salaris tussen 3000 en 3700 o.b.v. 40 uur;
• Een tijdelijke opdracht gedurende twee maanden voor 24 uur per week.

Ben je geïnteresseerd?  Dan zien we graag jouw CV voorbijkomen!

Sollicitatieproces