Omschrijving

Directiesecretaresse

Gaat je hart sneller kloppen in een omgeving gedreven door creativiteit en creatie? In deze uitdagende functie ben je het eerste aanspreekpunt voor de directie, het managementteam en interne/externe klanten. Als jij interesse hebt om dit inspirerende architectenbureau te versterken, lees dan snel verder.

Dit is de werkgever

Onze opdrachtgever, een full-service internationaal architectenbureau uit Eindhoven, bedient een diverse markt, van high-tech projecten tot stedenbouwkundige studies en woningbouw. Zij onderscheiden zich door hun kennis en ervaring op het gebied van complexe en integrale architectuuropgaves.

Als Directiesecretaresse ben je een ontzorger en ondersteuner in de breedste zin van het woord. Jouw belangrijkste taken zijn onder andere complex agendabeheer, het organiseren van reizen, organiseren van vergaderingen, correspondentie, en administratieve taken in de commerciële en projectmatige sfeer.

Dit is hoe je werkweek eruitziet

In deze veelzijdige rol bevind je jezelf voornamelijk in het secretariaat samen met de Officemanager, de receptioniste en de CEO. Je bent als directiesecretaresse verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het gehele MT, bestaande uit onder andere de CEO, een senior Architect en Projectmanagers. Als directiesecretaresse ben je een ontzorger en ondersteuner in de meest brede zin van het woord. Het is belangrijk dat je je senang voelt in een dynamische omgeving en in de samenwerking met “eigenwijze” professionals. Je belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Complex agendabeheer, plannen van interne en externe afspraken en zelfstandig afhandelen van telefoontjes;
• Organiseren en voorbereiden van diverse overleggen/vergaderingen, verslaglegging, en bewaken en waar mogelijk zelfstandig afhandelen van hieruit voortkomende acties;
• Correspondentie, van voorbereiding tot redigeren en verzending;
• Voorbereiden, redigeren en verzenden van offertes en contracten, inclusief administratieve afhandeling;
• Ondersteunen bij de commerciële en administratieve opzet en afhandeling van tenders, prijsvragen en overige acquisities;
• Beheer van het project-/relatie softwaresysteem;
• Verzorgen en controleren van de (interne) urenregistratie;
• Diverse taken in interne communicatie.

Dit ben jij

Zoals eerder benoemd gaat het om een architectenbureau vol met eigenwijze professionals. Een vleugje creativiteit en eigenwijsheid past hier dus als een puzzelstuk in de puzzel bij. Verder is het ideaal als je over het volgende beschikt:

• Hbo werk- en denkniveau
• Ten minste vijf jaar aantoonbare werkervaring binnen een vergelijkbare functie als directiesecretaresse of managementassistent
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en (mondelinge en schriftelijke) beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
• Uitstekende kennis van het MS-Office pakket
• Flexibel, proactief en oplossingsgericht

Dit krijg je ervoor terug

De opdrachtgever is een hechte club, ze werken nauw en persoonsgericht samen en weten exact hoe ze elkaar kunnen versterken. Ze weten waar hun kracht ligt, zijn trots op hun werk en willen er elke dag nog beter in worden. Ze zijn oprecht geïnteresseerd in elkaar en in hun opdrachtgevers en werken niet voor, maar met de klant. Samen vormen ze een warm bedrijf, waarin aandacht voor elkaar en een goede en informele sfeer heel belangrijk zijn. Verder kun je verwachten:

• Een brutosalaris tussen de €3000 - €4500 o.b.v. 40 uur;
• Je werkt aan uitdagende projecten die er echt toe doen;
• Een moderne en hybride werkomgeving die bruist, verschillen omarmt en persoonlijk leiderschap stimuleert;
• Een open werkcultuur;
• Ruime ontwikkelmogelijkheden om te blijven groeien;
• Een hecht team met de beste mensen;
• Veel vertrouwen, steun en een helpende hand.

Sollicitatieproces