Omschrijving

Directiesecretaresse

Onze klant is opzoek naar een zelfstandige en proactieve directiesecretaresse voor de directeur. Heb je oog voor detail, creëer je graag overzicht en vind je het fijn om mensen te ontzorgen? Zie je waar iets beter kan en zorg je dan ook dat dat geregeld wordt? Krijg je energie van een dynamische werkomgeving waar steeds andere taken bij jou terecht komen? Kom dan solliciteren!

Competenties

Je bent representatief, weet van aanpakken, bent proactief en je voelt je thuis in een zeer dynamische omgeving waar veel zaken ad hoc gebeuren. Je kunt zelfstandig werken, bent flexibel, nauwkeurig en oplossingsgericht, blijft evenwichtig onder druk en je geeft tijdig aan welke informatie je nodig hebt om je werk goed uit te voeren. Je bent servicegericht en betrokken en je kan als het nodig is ook collega’s tijdig aanspreken op deadlines die er aan komen en acties en taken die zij moeten uitvoeren. Vanzelfsprekend ben je integer, en weet je hoe je met sensitieve informatie om moet gaan en heb je een goed gevoel voor verhoudingen. Je beheerst office-programma’s uitstekend en bent bereid om je de digitale hogeschoolsystemen (o.a. Office365, SharePoint) eigen te maken.

De functie

Als directiesecretaresse zorg je voor de secretariële- en administratieve ondersteuning bestaande uit o.a.:

• Optreden als eerste aanspreekpunt van de faculteit zowel op de locatie als telefonisch;
• Organiseren en beheren van de digitale agenda van de directeur (complex agendabeheer);
• Afhandelen van (complexe) verzoeken die via verschillende kanalen binnenkomen;
• Plannen, voorbereiden, notuleren en verslagleggen van diverse managementvergaderingen;
• Bewaken en signaleren van deadlines die betrekking hebben op de managementacties;
• Beheren van digitale archief van managementdocumenten in de Sharepoint omgeving en beheer van een klein fysiek archief;
• Opmaak van maandelijkse nieuwsbrief in Webpower;
• Organiseren en voorbereiden van diverse bijeenkomsten zoals heidagen of faculteitsbijeenkomsten;
• Personeelsmutaties verwerken in AFAS;
• Voorbereiding van nota’s ten behoeve van het College van Bestuur.

Als directiesecretaresse werk je nauw samen met de directeur en heb je contact met de medewerkers van de faculteit, van de verschillende diensten, het bestuurssecretariaat, servicedesk, receptie en ook met studenten van bijvoorbeeld de studieverenigingen. Je bent onderdeel van het team managementondersteuners van de faculteit waarmee je samenwerkt op portefeuilleniveau. Daarnaast heb je contact met externen in het werkveld met wie je overlegt over het maken van afspraken of het plannen van rondleidingen en bijeenkomsten.

Functie – eisen

• Je hebt MBO werk- en denkniveau;
• Je hebt relevante werkervaring;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden;
• Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je bent bekend met Office 365.

In deze afwisselende baan bestaan je werkzaamheden o.a. uit:

• Het redigeren (controleren op correct taalgebruik, spelling en vormgeving conform huisstijl) van offertes, brieven, rapporten, presentaties en andere documenten;
• Je bent sparringpartner van de adviseurs; je signaleert knelpunten en neemt actie op adequate en proactieve wijze;
• Het maken van klantafspraken en complex agendabeheer;
• Het verrichten van diverse secretariële werkzaamheden waaronder: het verzorgen van klantregistraties, behandelen van inkomende telefoongesprekken en verwerken van inkomende/uitgaande post etc.
• Het verzorgen van reproactiviteiten;
• Het bieden van ondersteuning bij het organiseren en coördineren van events zoals trainingen, relatie-events, vaktechnische sessies en externe bijeenkomsten;
• Het coördineren van een goede voortgang van zowel gezamenlijke als individuele werkzaamheden en het bewaken van deadlines.

Sollicitatieproces