Omschrijving

Lifestyle Manager / Personal Assistant

Orde in de chaos creëren, zorgen voor meer headspace en projectmatig werken. Is dat wat jou gelukkig maakt?

Dit is de werkgever

Verschillende bedrijven en deelnemingen in diverse sectoren als zorg, technologie en e-commerce, kleine kinderen, vastgoedprojecten en nog veel meer in het verschiet. Kortom, veel te doen! Daarom zoeken wij iemand die gepassioneerd is om midden in het leven te staan van dit ondernemende stel. Je werkplek aangelegen aan huis bevindt zich in het Brabantse Oirschot, maar uiteraard kun je ook gedeeltelijk vanuit huis werken. Je krijgt de ruimte om te zorgen dat zij volledig ontzorgd worden en zij zich kunnen focussen op de business. Deze veelzijdige rol vereist niet alleen beheer van complexe agenda’s, maar ook het functioneren als een betrouwbare en proactieve partner. Het verwachte niveau van betrokkenheid gaat verder dan conventionele ondersteunende functies. Het is van groot belang dat de belangen van het bedrijf altijd voorop worden gesteld, waarbij de Personal Assistant de moed heeft om ’nee’ te zeggen tegen verzoeken die niet in lijn zijn met deze belangen.

Deze rol vraagt om een proactieve houding, waarbij de Personal Assistant niet alleen verantwoordelijk is voor agendabeheer, maar ook bereid is om een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden op zich te nemen.

Tevens benadrukken we dat het hier gaat om een zeer zelfstandige functie waarin de Personal Assistant in staat moet zijn om beslissingen te nemen en de verantwoordelijkheid te dragen voor de uitvoering van taken zonder constante supervisie.

Dit is hoe je werkweek eruitziet

Wat ga je doen. Eerlijk gezegd: wat niet? Wij zijn op zoek naar iemand die kan ondersteunen bij alle vraagstukken waar zij tegenaan lopen. Zowel privé als zakelijk. Jij bent het verlengstuk, en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Wat ga je zoal doen:

• Beheer van complexe agenda’s, inclusief het plannen van vergaderingen en zakelijke evenementen;
• Verwerken van inkomende communicatie, waaronder e-mails en post;
• Fungeren als de verbindingspersoon tussen de Directie en interne/externe belanghebbenden;
• Samenwerken met de andere entiteiten binnen Lillo en gezamenlijk zorgdragen voor een eenduidige, professionele uitstraling naar externe partijen;
• Beheren van gevoelige en vertrouwelijke informatie met discretie en professionaliteit;
• (Financiële) administraties bijhouden;
• Opstellen en controleren van rapportages en overzichten;
• Ondersteuning bieden bij projecten en evenementen;
• Alle andere verantwoordelijkheden die ad hoc op kunnen komen.
• Het proactief plannen van vergaderingen en afspraken, waarbij rekening wordt gehouden met reistijd en voorbereidingstijd;
• Effectief afhandelen van inkomende communicatie, zoals e-mails en telefoongesprekken, en waar nodig prioriteren en delegeren;
• Het sporadisch organiseren van nationale en internationale reizen, inclusief vluchten, accommodaties en eventuele benodigde visa;
• Administratieve ondersteuning, o.a. contractmanagement en facturen inboeken | Affiniteit met WeFact en Mochadocs is een pré;
• Voorbereiden en controleren rapportages en overzichten;
• Actief deelnemen aan vergaderingen, notuleren van belangrijke beslissingen en actiepunten vastleggen en uitzetten;
• Assisteren bij projecten door coördinatie en communicatie te verzorgen tussen de verschillende entiteiten binnen de organisatie;
• Voorstellen doen ter verbetering van werkmethoden en stroomlijning van processen;
• Het assisteren van de Directie bij persoonlijke taken, zoals het regelen van privéafspraken en boekingen;
• Bereidheid om een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden op te pakken, inclusief ad-hoc verzoeken;

Dit ben jij

Ben jij iemand die positief is ingesteld, houdt van hard werken envan taken afvinken, die doet wat nodig is en bovenal discreet is. Het allerbelangrijkste is dat je makkelijk in de omgang bent, en natuurlijk boven alles dat wij goed met je op kunnen schieten. Daarnaast is belangrijk dat:

• Je bent 24 tot 32 uur per week beschikbaar
• Je bent gepassioneerd om altijd het onmogelijke mogelijk te maken;
• Je herkent je in de kernwaarden: Hartelijk, open, energiek, rebels en ambitieus;
• Je bent respectvol, zorgvuldig en discreet;
• Je beschikt over een ‘Can-Do’ mentaliteit;
• Je beschikt over een hbo werk- en denkniveau;
• Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels.
• Je hebt uitstekende planningsvaardigheden;
• Je hebt duidelijke en effectieve mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden;
• Je beschikt over het vermogen om vertrouwelijke informatie met de hoogste mate van discretie te behandelen;
• Je bent betrouwbaar en toont integriteit in alle aspecten van het werk;
• Je hebt een proactieve benadering van taken, waarbij initiatief wordt genomen en anticipatie op behoeften van de Directie;
• Je kan problemen identificeren en hiervoor oplossingen voorstellen;
• Je beschikt over het vermogen om rustig en georganiseerd te blijven onder druk;
• Je kan eigenaarschap tonen over toegewezen taken en verantwoordelijkheden;
• Je kan anticiperen en voldoen aan de behoeften van anderen;
• Nauwkeurigheid en aandacht voor detail bij het opstellen van documenten en het beheren van administratieve taken.

Dit krijg je ervoor terug

De ruimte om je te ontwikkelen, je expertise te tonen en de beste versie van jezelf te worden. Graag gaan wij een langdurige arbeidsrelatie met je aan.

Verder bieden wij je:

• Een goed salaris op basis van vaardigheden en ervaring;
• De mogelijkheid om hybride te werken;
• Laptop + telefoonvergoeding;
• 25 vakantiedagen;
• 0,21 cent reiskostenvergoeding per km;
• Deelname aan de pensioenregeling;
• De kans om bij ons als werkgever je eigen functie te ontwikkelen je volledige potentie kwijt te kunnen en mee te groeien met ons als gezin, met onze bedrijven en vastgoedportefeuille;
• Een dynamische omgeving in buitengewoon energieke teams;
• Kans om een enorm netwerk op te bouwen.

Sollicitatieproces