Omschrijving

Management Assistant Bestuurs- en Concern ondersteuning

Managementassistent Bestuurs- en Concernondersteuning

Waar ben jij van?

Jij bent van het ondersteunen van het afdelingshoofd Mobiliteit, Ontwikkeling & Beleid. Van het complex agendabeheer en mailbox-beheer tot aan het leggen van verbindingen tussen verschillende onderwerpen waar het team mee te maken heeft. Jij bent dé spin in het web die hier graag mee aan de gang gaat.

Jouw functie

HRO is een breed en dynamisch werkveld en bovendien volop in ontwikkeling. Als dit je aanspreekt zijn we op zoek naar jou. We zoeken een enthousiaste collega met een klantgerichte instelling, die beschikt over de nodige flexibiliteit. Daarnaast ben jij iemand die thuis is in complex agendabeheer maar ook iemand voor wie telefoonverkeer, correspondentie, plannen, organiseren én het omgaan met meerdere mailboxen, gesneden koek is. Ook kun je gemakkelijk schakelen en verbindingen leggen tussen diverse onderwerpen die binnen het team spelen en opereer je als een spin in het web. Vanuit de directie HRO-C werken de teams van HRO voor het hele concern. De professionals van HRO ondersteunen de clusters vanuit de dedicated teams. Onderwerpen waar de directie zich opricht zijn onder andere opleidingen, interim-management, mobiliteit, arbeidsvoorwaardenbeleid en salarisverwerking.

Jouw profiel

Als Managementassistent beheers jij over goede communicatieve vaardigheden en beheers je de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift. Ook ben je assertief en heb je een scherpe blik op wat nodig en haalbaar is. Bij de ondersteuning van het afdelingshoofd/management heb je een dienstbare houding waarbij je gestructureerd en georganiseerd te werk gaat, maar ook je grenzen weet te bewaken. Tot slot ben jij een echte teamplayer, maar weet jij ook pro-actief en zelfstandig te werk te gaan met onder andere verschillende onderwerpen waar je team mee te maken heeft.

Eisen

• Je beschikt over minimaal een opleiding secretarieel op MBO-niveau 4.
• Je beschikt over minimaal 2 jaar ervaring als managementassistent of – secretaresse.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het beheren van meerdere complexe agenda’s en mailboxen
• Kennis van en ervaring met MS Office en dan zeker met Outlook, Excel, Notubox en MS Teams;
• Ervaring met ondersteunende systemen zoals Oracle, ADP-workforce en Planon;

Wensen

• Kennis van en ervaring met werken in een organisatie met veel stakeholders (plusminus 300.000) bij voorkeur op het terrein van HR en Integriteit;
• Kennis en ervaring met informatiesystemen zoals SARA, DIVA, Planon;
• Werken in een bestuurlijke omgeving met/voor bestuurders zoals wethouders.

De afdeling

Binnen de directie van het cluster waar je aan de slag gaat zijn de managementassistenten (MA) werkzaam vanuit de HR-Ondersteuningspool. De MA’s ondersteunen de managers van de directie. Binnen deze pool is er een (tijdelijke) vacature voor een nieuwe collega die het afdelingshoofd Mobiliteit, Ontwikkeling & Beleid gaat ondersteunen.

Onze organisatie

De backbone van de organisatie. Dat zijn wij. Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) is de Haarlemmerolie van de organisatie. Wij zorgen ervoor dat ruim 15.000 collega’s en het college van burgemeester en wethouders elke dag het beste uit zichzelf kunnen halen voor de stad. We worden vaak de backbone van de organisatie ‘het concern’ genoemd, in de praktijk is dat misschien zo, maar wij hebben slechts een bescheiden rol. Het zijn onze collega’s van andere organisatieonderdelen die wij in de schijnwerpers willen zetten zodat de stakeholders op hen kan rekenen.

Thuiswerken

In het kader van Anders werken wordt er voornamelijk vanuit huis gewerkt. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Wanneer fysieke aanwezigheid benodigd is vindt dit voornamelijk plaatst op de volgende locatie: Wilhelminakade Rotterdam.

Waar wij van zijn

BCO is misschien wel de meest diverse club van het concern. Bij ons lopen advocaten, accountants, inkopers en IT’ers rond, maar ook loopbaancoaches, recruiters, evenementen- organisatoren, nieuwsmakers, bestuursvoorlichters, boswachters, beiaardiers en communicatieadviseurs. Samen vormen we de staforganisatie van de gehele organisatie. Adviseren en faciliteren zit in ons DNA. Waar nodig innoveren we of stropen we de mouwen op en helpen we een handje mee. Wij zijn dus van heel veel en dat maakt het zo spannend om voor ons te werken. Je werkt bij ons letterlijk in de haarvaten van de organisatie.

Sollicitatieproces