Omschrijving

Secretaresse Raad van Bestuur

Complex agendabeheer – correspondentie – tijdige en geordende voorbereiding van afspraken en vergaderingen. Voel jij je hier als een vis in het water?? 

Jij zorgt voor 

• Complex agendabeheer, beheer van de mailbox en digitale postverwerking. 
• Correspondentie voorbereiden en afwikkelen. 
• Het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen. 
• Bewaken van de voortgang van afspraken en activiteiten.
• Tijdig en geordend voorbereiden van afspraken, administratief en zo nodig op inhoud. We werken met Ibabs, een digitale vergadermodule.
• Secretariële management- en beleidsvoorbereidende ondersteuning bieden aan de Raad van Bestuur. 

Je ondersteunt, samen met jouw twee collega’s, de drie leden van de Raad van Bestuur (RvB). Gezamenlijk zijn jullie verantwoordelijk voor een geolied secretariaat, waarbij iedere secretaresse het eerste (maar niet enige) aanspreekpunt is voor één van de bestuurders. Je weet wat er op bestuursniveau speelt en anticipeert hierop. Daarnaast krijg je ruimte om zaken naar je toe te trekken en fungeer je als klankbord voor de Raad van Bestuur (RvB). Je signaleert, informeert en verbindt en doet dat met plezier. 

Dit doe je samen met 

Twee collega secretaresses. Wij zijn een collegiaal secretariaat en we zorgen er gezamenlijk op basis van gelijkwaardigheid voor dat het secretariaat optimaal functioneert. Het secretariaat van de RvB ondersteunt de drie leden tellende raad van bestuur, samen met de secretaris. 

“De raad van bestuur is verantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie. Hierdoor is de scope van het werkveld van het secretariaat ook erg breed; er passeren veel onderwerpen en deze zijn divers qua karakter. Dit maakt het werk erg afwisselend. Krijg jij energie van dit speelveld en ben je in staat een goed overzicht te behouden? De organisatie is een complexe en grote organisatie, waarin veel verschillende professionals werkzaam zijn. Het is belangrijk dat jij gevoel hebt voor de interne dynamiek die dit met zich meebrengt. Ben jij de doorgewinterde secretaresse die op vergelijkbaar niveau ervaring heeft?

Dit past bij je als 

• Je over een afgeronde HBO opleiding beschikt, bij voorkeur Schoevers, en over ruime ervaring (minimaal 5 jaar) als bestuurssecretaresse. 
• Je over een klant- en servicegerichte instelling beschikt. 
• Je accuraat, representatief en stressbestendig bent.
• Je in hoge mate zelfstandig kan functioneren. 
• Je de hectische omgeving van een secretariaat raad van bestuur ambieert. 
• Je ervaring hebt in de zorg (pre). 
• Je over uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden beschikt. 

We zijn op zoek naar een secretaresse voor 32 – 36 uur per week. De indeling van deze uren is bespreekbaar. 

Je kiest voor ons omdat 

• Onze 3400 medewerkers iedere dag werken aan de beste zorg. We innoveren en ontwikkelen. We bedenken nieuwe technieken en organiseren de zorg slim. 

• We veel opleidingsmogelijkheden bieden. 

• Wij een mooi arbeidsvoorwaardenpakket aanbieden. 

• Voor deze vacature geldt: Is er een overtuigende match? Dan krijg je direct een contract voor onbepaalde tijd. 

• We diverse workshops aanbieden voor onze medewerkers op gebied van gezondheid en vitaliteit zoals mindfulness en stoelmassages. 

• Je via onze uitgebreide MKA regeling voor bruto geld een fiets, een tablet, telefoon of je sportabonnement kunt aanschaffen. 

• We als organisatie steeds meer bezig zijn met verduurzamen. We maken deel uit van de top op het gebied van CO2-reductie in ziekenhuizen. 

Sollicitatieproces